تعريف اوليه پورتال بسيار ساده است : "مکاني (Hub) که ساده ترين کاربران اينترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتي از سرويس هاي متداول در اينترنت بهره مند شوند و يا اطلاعات مورد نياز خود در را بدست آورند ". هريک از اين کلمات دقيقا نشان دهنده ويژگي خاصي از پورتال هستند

در اکثر موارد پورتال به عنوان يک وب سايت با ويژگي هاي خاص شناخته مي شود. اين وب سايت مي تواند يک واسط(Interface) بين کاربران و تعدادي وب سايت زير مجموعه پورتال باشد و يا اينکه به عنوان وب سايتي واسط، بين کاربران و اينترنت قرار گيرد. اما تعاريفي نيز وجود دارند که مستقيما از لغت وب سايت استفاده نکرده در اين مورد سکوت مي کنند : "پورتال دروازه اي است به سايتهاي ديگر " و يا "پورتال نقطه ورود کاربران به اينترنت است " .

هر وب سايتي بر حسب نوع فعاليت کاري خود ارائه دهنده سرويس خاصي است . اما يک پورتال بايد توانايي ارائه سرويس هاي عمومي را داشته باشد نظير سرويس پست الکترونيک رايگان ، انجمن ،تالار گفتگو ، اخبار ، نقشه هاي مرتبط با موضوع پورتال ، جستجو در سايتهاي زير مجموعه و اينترنت ، شخصي سازي توسط کاربر و شخصي سازي توسط پورتال(Tailoring) باشد . در پورتالهاي تجاري خدمات خريد و فروش آنلاين ، ارائه کاتالوگ و سيستمهاي پرداخت لحاظ مي گردند.

۱. ارائه شخصي سازي اطلاعات و کاربري هاي پورتال بر حسب نياز کاربر توسط شخص يا خود پورتال. (PersonalizationوTailoring)
۲. ارائه سيستمهاي جستجو و دايرکتوري به گونه اي که کاربر در کمترين زمان ممکن به اطلاعات دست يابد. (Search andDirectory)

۳. ارائه امکان شخصي سازي براي تغيير ظاهر و ساختار پورتال به ازاي هر کاربر (End user customization)

۴. ارائه ساز و کار مديريت اطلاعات به افراد مسوول پورتال .(Content & Data Management)

۵. ارائه مکانيزمهايي به مديران پورتال براي پاسخگويي به نيازهاي افراد مختلف در سازمان.

۶. پشتيباني برقراري ارتباط با منابع خارج از پورتال نظير web service و سايتهاي ديگر ، براي دريافت اطلاعات و سرويسهاي مورد نياز.

۷. عدم وابستگي به پهنه اي(Platform) خاص به گونه اي که براي تمامي افراد با سيستم عاملهاي مختلف و مرورگرهاي مختلف قابل دسترس باشد(Cross-platform functionality) . اين مورد شامل پشتيباني توسط سيستمهاي PDA و موبايل نيز مي گردد.

۸ .    Single sign on : مکانيزمي که به وسيله آن کاربر تنها با يک بار ورود به سيستم به تمام سرويس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسي داشته باشد.

۹. راهکارهاي امنيتي به منظور تعيين سطوح دسترسي کاربران و نقش هر کاربر در سيستم. اين سطح دسترسي شامل بازديدکنندگان و مسوولين پورتال مي شود.(Security)

۱۰. ساختار مشخصي براي ارائه اطلاعات به کاربر(Taxonomy)

۱۱. ساختار پيمايش ساده به گونه اي که کاربر با کمترين کليک به مکان ، سرويس و يا اطلاعات مورد نظرش دست يابد.( Browse / Navigate Documents)

۱۲. ايجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولين پورتال و ديگر کاربران پورتال به صورت همزمان (“Chat”)يا غير همزمان (“Forum”) . (Collaboration)

۱۳. ارائه سرويس هاي متداول در اينترنت

۱۴. ارائه مکانيزمي که از طريق آن کاربران بتوانند در بخش هاي مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغيير اطلاعات آن بخش و يا افزودن اطلاعات جديد ، Email دريافت کنند .( Subscribe /  What’s new)

۱۵. ارسال پيام به ازاي رويدادهايي که براي کاربر مهم هستند . اين سيستم با استفاده از email و يا خود پورتال پيامي براي مشتري ارسال کرده و به او مي گويد که رويداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به عنوان مثال کاربران مي توانند در بخش تنظميات خود ، براي دريافت پيامهاي شخصي ، دريافت يک وظيفه ، دريافت يک خبر با عنواني خاص "دريافت پيام " را درخواست کنند.(Alert)
۱۶. مديريت گردش کار - تمامي فرآيندها داراي يک روند اجرايي هستند . اين فرآيند به بخشهاي مختلف تقسيم شده و با زمان بندي مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام مي شوند. حداقل امکاني که به بهتر شدن کيفيت فرآيند کمک مي کند ، پياده سازي آن بر روي کاغذ مي باشد. اما آيا اين امکان کافي است ؟ آيا بدين وسيله مي توان علاوه بر روند کار ، نحوه انجام کار و زمان بندي آن را کنترل کرد ؟ يکي از امکانات پورتال ارائه مديريت گردش کار است. (Workflow Management)
بر اين اساس مي توان فرآيندي در سيستم تعريف کرد و با استفاده از امکانات " زمان بندي " و "فازبندي " ، فرآيند را به وظايف کوچک تر تقسيم کرد ؛ به گونه اي که هر وظيفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده ، بلکه نمايش دهنده زمان بندي انجام فرآيند نيز باشد. حال اگر بخش مديريت گردش کار کنار سيستمAlert و يا ارسال پيام از تقويم شخصي قرار گيرد ، مي تواند کمک موثري در نظارت و پيش برد آن فرآيند نمايد. در انتها توصيف گرافيکي فرآيند براي ايجاد کننده فرآيند و کساني که در انجام فرآيند سهيم هستند، اين حسن را دارد که بتوانند درک بهتري از آن داشته باشند و حتي پروسه را اصلاح کنند تا در زمان بندي ها صرفه جويي شود.
علاوه بر اين ، در صورتي که فرآيند انتخابي در طول زمان انجام خود احتياج به بهره گيري از بخشهاي مختلف پورتال داشته باشد ، مي تواند محک خوبي براي شناخت ارتباطات لازم ما بين بخشهاي هاي پورتال باشد.