سيستمهاي مديريتي خبرگي و هوشمنديي را نياز دارند تا از روي اطلاعات خام يا داده ها (Data) بتوانند اطلاعات (Information)  و در سطوح پيشرفته از روي اطلاعات ، دانش (Knowledge) و در مواردي از روي دانش تصميم اجرايي (Decision) توليد کنند . اگراطلاعات يا دانش صحيح در مورد امور و فعاليتهاي انجام شده در اختيار مديران آگاه و با تجربه قرار گيرد حتما قادر خواهند بود تا تصميماتي بگيرند که مجموعه را از مشکلات رهانيده و به سمت ارتقا و توسعه راهنمايي کنند. اما سيستمهايي که در مجموعه ها براي منظورهاي خاص اجرا مي شوند معمولا تمرکزشان روي سه چيز مي باشد

۱. ثبت و ضبط هر آنچه که مي تواند مربوط به کار شود

۲. پردازش و گردش اطلاعات ثبت شده

۳. گزارشها و خروجيهايي که به بهترين نحو جزئيات کار را نمايش دهد.

که در نهايت نيروهاي انساني اين اطلاعات را پردازش کرده و نتايج جمع آوري شده را در اختيار مديريت قرار مي دهند ، که با انباشته شدن اطلاعات و نياز به انواع و اقسام نتيجه گيريها و خلاصه کردنهايي که بر مبناي سوالات متعدد مديريت بوجود مي آيد ، اين امکان براي نيروي انساني و حتي سيستمهايي که با ويژگيهاي مشخص مورد نياز ايجاد شده اند دشوار مي باشد و زمان بسيار زيادي را اتلاف خواهد کرد.
بر اين اساس سيستمهايي با استفاده از مفاهيم و الگوريتمهاي هوش مصنوعي  و آمار و انفورماتيک با عنوان سيستمهايپردازش تحليلي برخط OLAP (On-Line Analytical Processing) و استخراج اطلاعات Data-Mining براي هر سيستمي که حجم اطلاعات بسياري را انباشته و مديران در ابعاد مختلف و از نماهاي مختلف و بصورت مختصر و مفيد و سرجمع مي خواهند از اين اطلاعات استفاده کنند ايجاد مي شود که اطلاعات (Information) و دانش (Knowledge) استخراج شده را  به سرعت در اختيار قرار دهد ودر حقيقت  اطلاعات موجود را آناليز کرده و به اطلاعات قابل استفاده توسط مديران تبديل مي کند.

۱.۱. سيستم گزارشگيري مديريتي شامل موارد زير است

سرعت : بيشتر گزارشات حداکثر در کمتر از ۵ ثانيه بدست مي آيند
آناليز :آناليز عددي و آماري روي تمام اطلاعات صورت مي گيرد
قابليت اشتراک : اطلاعات بدست آمده قابليت به اشتراک گذاشتن مثلا روي اينترنت هستند
چند بعدي :اطلاعات بصورت چند بعدي مي باشند که ابعاد مختلف آن مي تواند (زمان، مکان، محصول، دسته بنديها، نوعها، ...  ) باشند
اطلاعات آناليزشده (Information) : اطلاعات اوليه بايد قابل دسترس باشند

۱.۲. فايده هاي سيستم گزارشگيري مديريتي

فراهم آوردن امکان توسعه فعاليتهاي کل سازمان با متمرکز شدن روي چيزهايي که براي پيشرفت نياز هستند و انتقال مسئوليت آناليز قسمتهاي عملياتي سازمان به سيستم گزارشگيري مديريتي      مثلا : در سال ۱۹۹۸ بنا به گفته مجله Computer Worldيک شرکت بزرگ توليدي قطعه با استفاده از اين سيستم توانست براي نيم سال دوم ۴% فروش را افزايش دهد و تعداد دستگاههايي را که براي آناليز اطلاعات در حال عادي استفاده مي کرد از ۲۲ دستگاه به ۱۲ دستگاه کاهش داد
يکي ديگر از مزاياي ديگر آن جدا کردن سيستمهاي عملياتي (OLTP) با سيستمهاي گزارشگيري است که باعث افزايش سرعت سيستمهاي عملياتي نيز خواهد شد

۱.۳. چه کسي از سيستم گزارشگيري مديريتي  سود خواهد برد؟

قسمتهاي مختلف سازمان مانند مالي ،توليد ،فروش ،بازاريابي و ... مي توانند از اين سيستم استفاده کنند
دپارتمان مالي و حسابداري سازمان مي توانند براي بودجه ريزي و آناليز مالي و مدل سازي مالي از اين سيستمها استفاده کند که بتواند بودجه سال بعد را مشخص کند يا نقاطي که بايد بيشتر روي آنها بايد تمرکز شود را مشخص کند

دپارتمان فروش مي تواند براي  آناليز فروش و پيش فروش و واقع بينانه کردن و درآوردن بهترين تکنيکهاي فروش و تعيين کالاهايي که بيشتر از ساير کالاها فروخته خواهد شد استفاده کند

دپارتمان بازاريابي براي آناليز تحقيقات بازاريابي و پيش بيني فروش و آناليز پيشرفت و ترقي و آناليز مشتريان و گروه بندي فروشکاه/مشتري استفاده کند

کارخانه شامل طراحي توليد و آناليز خطوط توليد براي تضمين کيفيت (QA) و کنترل کيفيت (QC) و براي تعيين بهترين روش توليد دقيق و استفاده از منابع  و کشف مشکلاتي منطقه اي شرکت که در وراي اعداد و ارقام مخفي هستند استفاده کند
در کل براي بدست آوردن اطلاعاتي که براي تصميم گيري موثر در مورد خط تجاري و جهت گيريهاي آينده سازمان مورد استفاده قرار مي گيرد

۱.۴. امکانات سيستم گزارشگيري مديريتي

۱.۴.۱.    نماهاي چند بعدي Multidimensional Views

مدلهاي مديريتي و تجاري در حقيقت و بصورت طبيعي چند بعدي هستند که ابعاد مختلف از ديد يک سازمان را مي توان بطور مثال زمان ، مکان ، محصول ، مردم و ... دانست . مثلا فروش مي تواند در فصلهاي مختلف از سالي به سالي و يا از يک ماه تا ما ديگر متفاوت باشد و يا در مورد مکان جغرافيايي که مي توان در سطوح استان ، شهر و ... فروشهاي متفاوت داشت

۱.۴.۲.    محاسبات

عمل محاسبات جمع زدن و يا ساير محاسبات ترکيبي بروي تمام ابعاد موجود در سلسله مراتب ابعاد مختلف محاسبه شده و در زمان مورد نياز تنها فراخواني و ارائه مي شوند که باعث سرعت باور نکردني گزارشات مي شود.

۱.۵. جمع بندي

اگر بخواهيم تمام مطالب فوق را بصورتي خيلي ساده جمع بندي کرده و نتيجه گيري کنيم مي توانيم چنين بيان کنيم :
اگر ما تمام اطلاعات موجود خود را در يک ساختار جديد در بانک اطلاعاتي بنام Data Warehouse که طراحي آن به شکلي خواهد بود که هدف اصلي را در اختيار قرار دادن اطلاعات و گزارشگيري در نظر گرفته ايم نه ارتباط با سيستمهاي عملياتي و ورود اطلاعات (يعني اطلاعات از بانکهاي اطلاعاتي سيستمهاي عملياتي با فرمت تعريف شده به اين بانک انتقال پيدا مي کنند) و در مرحله بعدي طراحي چند بعديMultidimensional را روي آن اطلاعات بر مبناي سيستمهاي گزارشگيري مديريتي انجام دهيم آنگاه :
براي تمام مديران قسمتهاي مختلف خود اين امکان را فراهم آورده ايم که بتوانند بر اساس ابعاد تعريف شده مثل زمان (سال ، فصل ، ماه ، هفته ، روز , ...) يا مکان (کشور ، استان ، شهر , ...) يا محصول يا کالا (خانواده کالا ، دسته کالا ، زير دسته کالا , ...) يا مردم (مشتريان ، فروشندگان ، کارمندان ، مديران ، ويزيتورها , ...) و تمام ابعاد قابل تعريف که سيستمهاي ما اجازه تعريف آن ابعاد را بدهند گزارشاتي بصورت جمع بندي و شمارش و محاسبه شده در هر يک از ابعاد و سطوح زيرين آنها
گزارشگيري بصورت ترکيبي از چندين بعد در يک زمان و با ترتيبهاي گوناگون قرار گرفتن ابعاد در کنار هم را به سهل ترين روش داشته باشند
 امکان وارد کردن ضرايب مورد نظر در جاهاي از قبل تعريف شده براي برنامه ريزي براي سالهاي آتي و گزارش گيري کنند "که اگر چنين شود چنان خواهيم داشت" 
امکان استخراج و کشف ارتباط بين اطلاعات (Data Mining) که مثلا شيريني فروشها بيشتر آجيل نيز مي فروشند پس اگر مي خواهيم در زمينه فروش آجيل کار کنيم بهتر است سراغ شيريني فروشها براي بازاريابي برويم
مثال: در يک سيستم مالي ، يک مدير ارشد مالي در وهله اول مي خواهد کل مبلغ اسناد را داشته باشد بعد آنرا به تفکيک حسابهاي کل و يا تفکيک حسابهاي معين يا تفکيک زمان (سال ، فصل ، ماه ، هفته ، روز) يا تفکيک نوع اسناد يا تفکيک مرجع سند (حسابداري ، انبار ، اموال ، ...) ويا ابعاد مختلف ببيند.
و در مرحله بعد مي خواهد بصورت ترکيبي از آيتمهاي بالا مثلا حساب کل کار در جريان در فصول مختلف سال  و يا ماهها براي هر يک از مراجع توليد سند چه ارقامي بدست مي دهد
ويا اگر حسابداري تجميعي داشته باشيد تمام حالتهاي ممکن بعلاوه تفکيک بر اساس مکان (کشور ، استان ، شهر ، ...) داشته باشد.

۱.۶. رويکرد جديد

در رويکرد جديدي که با توجه به بحث گزارشات مديريتي و امکاناتي که در ارائه اطلاعات خلاصه شده و جمع بندي شده در اختيار مديران قرار مي دهد. و با توجه به اينکه اگر اين اطلاعات بتوانند بصورت شکل نمايش داده شوند از لحاظ درک و ارائه اطلاعات بسيار مفيدتر خواهند بود .

در بسياري موارد اطلاعات بدست آمده و وابستگي شديدي به مکان و محل جغرافيايي (قاره ، کشور ، شهر , ...) دارند که ارتباط بسيار نزديکي بين مبحث گزارشات مديريتي (MRS) و اطلاعات جغرافيايي ( GIS) برقرار مي کند .

که ما بتوانيم تمام ارقام و اعداد بدست آمده اي را که به نحوي با محل جغرافيايي در ارتباط هستند را روي نقشه با استفاده از تمام امکاناتي که سيستم  GIS فراهم ميآورد نمايش دهيم .

که در وهله اول خود مديران امکان مقايسه بسيار راحت بين اطلاعات بدست آمده در مورد مناطق مختلف را فراهم مي آورد که کل اطلاعات در يک نما در اختيار قرار ميکيرند و در مرحله بعدي براي ارائه اين اطلاعات به ديگران (مديران بالاتر ، عموم) از اين طريق به عالي ترين شکل قابل انجام خواهد بود.