سيستم گزارشگيری مديريتی (MRS)

سازمانها و شرکتها اطلاعات سيستمهای عملياتی (Operational) خود را به منظور برنامه ريزی و تصميم گيری آينده جمع می کنند که برای اين گرداوری از Data Warehouse استفاده می شود

در اين اطلاعات ، مقادير و جمع روی مقادير(Summation) مورد استفاده زياد دارد

اگر اين نوع گزارشات روی بانکهای اطلاعاتی سيستمهای موجود و در حال کار صورت گيرد باعث کندی بسيار شديد بروی سيستمهای عملياتی خواهد شد

برای اين منظور از سرويس خاصی بنام گزارشگيری مديريتی استفاده می شود که برای مطالعه سناريوهای گوناگون بوسيله اين پرسش "چه می شود اگر؟"  استفاده می شود

مثلا: در يک سيستم بانک "چه می شود اگر بانک يک تومان از تمام مشتريانی که از سيستم ATM استفاده می کنند دريافت کند " درآمد بانک چقدر خواهد شد؟

سيستم گزارشگيری مديريتی اطلاعات موجود در Data Warehouse را آناليز کرده و به اطلاعات قابل استفاده توسط مديران تبديل می کند

سيستم گزارشگيری مديريتی شامل موارد زير است

سرعت : بيشتر گزارشات حداکثر در کمتر از ۵ ثانيه بدست می آيند

آناليز : آناليز عددی و آماری روی تمام اطلاعات صورت می گيرد

قابليت اشتراک : اطلاعات بدست آمده قابليت به اشتراک گداشتن مثلا روی اينترنت هستند

چند بعدی : اطلاعات بصورت چند بعدی می باشند که ابعاد مختلف آن می تواند (زمان، مکان، محصول، دسته بنديها، نوعها، ...  ) باشند

اطلاعات آناليزشده (Information)  : اطلاعات اوليه بايد قابل دسترس باشند

فايده های سيستم گزارشگيری مديريتي

۱)  فراهم آوردن امکان توسعه فعاليتهای کل سازمان با متمرکز شدن روی چيزهايی که برای پيشرفت نياز هستند و انتقال مسئوليت آناليز قسمتهای عملياتی سازمان به سيستم گزارشگيری مديريتی      مثلا : در سال ۱۹۹۸ بنا به گفته مجله Computer World يک شرکت بزرگ توليدی قطعه با استفاده از اين سيستم توانست برای نيم سال دوم ۴% فروش را افزايش دهد و تعداد دستگاههايی را که برای آناليز اطلاعات در حال عادی استفاده می کرد از ۲۲ دستگاه به ۱۲ دستگاه کاهش داد

۲)  يکی ديگر از مزايای ديگر آن جدا کردن سيستمهای عملياتی (OLTP) با سيستمهای گزارشگيری است که باعث افزايش سرعت سيستمهای عملياتی نيز خواهد شد

چه کسی از سيستم گزارشگيری مديريتی  سود خواهد برد؟

قسمتهای مختلف سازمان مانند مالی ،توليد ،فروش ،بازاريابی و ... می توانند از اين سيستم استفاده کنند

دپارتمان مالی و حسابداری سازمان می توانند برای بودجه ريزی و آناليز مالی و مدل سازی مالی از اين سيستمها استفاده کند که بتواند بودجه سال بعد را مشخص کند يا نقاطی که بايد بيشتر روی آنها بايد تمرکز شود را مشخص کند

دپارتمان فروش می تواند برای  آناليز فروش و پيش فروش و واقع بينانه کردن و درآوردن بهترين تکنيکهای فروش و تعيين کالاهايی که بيشتر از ساير کالاها فروخته خواهد شد استفاده کند

دپارتمان بازاريابی برای آناليز تحقيقات بازاريابی و پيش بينی فروش و آناليز پيشرفت و ترقی و آناليز مشتريان و گروه بندی فروشکاه/مشتری استفاده کند

کارخانه شامل طراحی توليد و آناليز خطوط توليد برای تضمين کيفيت (QA) و کنترل کيفيت (QC) و برای تعيين بهترين روش توليد دقيق و استفاده از منابع  و کشف مشکلاتی منطقه ای شرکت که در ورای اعداد و ارقام مخفی هستند استفاده کند

در کل برای بدست آوردن اطلاعاتی که برای تصميم گيری موثر در مورد خط تجاری و جهت گيريهای آينده سازمان مورد استفاده قرار می گيرد

امکانات سيستم گزارشگيری مديريتي

نماهای چند بعدی Multidimensional Views : مدلهای مديريتی و تجاری در حقيقت و بصورت طبيعی چند بعدی هستند که ابعاد مختلف از ديد يک سازمان را می توان بطور مثال زمان ، مکان ، محصول ، مردم و ... دانست . مثلا فروش می تواند در فصلهای مختلف از سالی به سالی و يا از يک ماه تا ما ديگر متفاوت باشد و يا در مورد مکان جغرافيايی که می توان در سطوح استان ، شهر و ... فروشهای متفاوت داشت

محاسبات : عمل محاسبات جمع زدن و يا ساير محاسبات ترکيبی بروی تمام ابعاد موجود در سلسله مراتب ابعاد مختلف محاسبه شده و در زمان مورد نياز تنها فراخوانی و ارائه می شوند که باعث سرعت باور نکردنی گزارشات می شود.

جمع بندی

اگر بخواهيم تمام مطالب فوق را بصورتی خيلی ساده جمع بندی کرده و نتيجه گيری کنيم می توانيم چنين بيان کنيم :

اگر ما تمام اطلاعات موجود خود را در يک ساختار جديد در بانک اطلاعاتی بنام Data Warehouse که طراحی آن به شکلی خواهد بود که هدف اصلی را در اختيار قرار دادن اطلاعات و گزارشگيری در نظر گرفته ايم نه ارتباط با سيستمهای عملياتی و ورود اطلاعات (يعنی اطلاعات از بانکهای اطلاعاتی سيستمهای عملياتی با فرمت تعريف شده به اين بانک انتقال پيدا می کنند) و در مرحله بعدی طراحی چند بعدی Multidimensional را روی آن اطلاعات بر مبنای سيستمهای گزارشگيری مديريتی انجام دهيم آنگاه :

برای تمام مديران قسمتهای مختلف خود اين امکان را فراهم آورده ايم که بتوانند بر اساس ابعاد تعريف شده مثل زمان (سال ، فصل ، ماه ، هفته ، روز , ...) يا مکان (کشور ، استان ، شهر , ...) يا محصول يا کالا (خانواده کالا ، دسته کالا ، زير دسته کالا , ...) يا مردم (مشتريان ، فروشندگان ، کارمندان ، مديران ، ويزيتورها , ...) و تمام ابعاد قابل تعريف که سيستمهای ما اجازه تعريف آن ابعاد را بدهند گزارشاتی بصورت جمع بندی و شمارش و محاسبه شده در هر يک از ابعاد و سطوح زيرين آنها

گزارشگيری بصورت ترکيبی از چندين بعد در يک زمان و با ترتيبهای گوناگون قرار گرفتن ابعاد در کنار هم را به سهل ترين روش داشته باشند

امکان وارد کردن ضرايب مورد نظر در جاهای از قبل تعريف شده برای برنامه ريزی برای سالهای آتی و گزارش گيری کنند "که اگر چنين شود چنان خواهيم داشت"

امکان استخراج و کشف ارتباط بين اطلاعات (Data Mining) که مثلا شيرينی فروشها بيشتر آجيل نيز می فروشند پس اگر می خواهيم در زمينه فروش آجيل کار کنيم بهتر است سراغ شيرينی فروشها برای بازاريابی برويم

مثال : در يک سيستم مالی ، يک مدير ارشد مالی در وهله اول می خواهد کل مبلغ اسناد را داشته باشد بعد آنرا به تفکيک حسابهای کل و يا تفکيک حسابهای معين يا تفکيک زمان (سال ، فصل ، ماه ، هفته ، روز) يا تفکيک نوع اسناد يا تفکيک مرجع سند (حسابداری ، انبار ، اموال ، ...) ويا ابعاد مختلف ببيند.

و در مرحله بعد می خواهد بصورت ترکيبی از آيتمهای بالا مثلا حساب کل کار در جريان در فصول مختلف سال  و يا ماهها برای هر يک از مراجع توليد سند چه ارقامی بدست می دهد

ويا اگر حسابداری تجميعی داشته باشيد تمام حالتهای ممکن بعلاوه تفکيک بر اساس مکان (کشور ، استان ، شهر ، ...) داشته باشد.

رويکرد جديد MRS+GIS

در رويکرد جديدی که با توجه به بحث گزارشات مديريتی و امکاناتی که در ارائه اطلاعات خلاصه شده و جمع بندی شده در اختيار مديران قرار می دهد. و با توجه به اينکه اگر اين اطلاعات بتوانند بصورت شکل نمايش داده شوند از لحاظ درک و ارائه اطلاعات بسيار مفيدتر خواهند بود .

در بسياری موارد اطلاعات بدست آمده و وابستگی شديدی به مکان و محل جغرافيايی (قاره ، کشور ، شهر , ...) دارند که ارتباط بسيار نزديکی بين مبحث گزارشات مديريتی (MRS) و اطلاعات جغرافيايی (GIS) برقرار می کند .

که ما بتوانيم تمام ارقام و اعداد بدست آمده ای را که به نحوی با محل جغرافيايی در ارتباط هستند را روی نقشه با استفاده از تمام امکاناتی که سيستم GIS فراهم ميآورد نمايش دهيم .

که در وهله اول خود مديران امکان مقايسه بسيار راحت بين اطلاعات بدست آمده در مورد مناطق مختلف را فراهم می آورد که کل اطلاعات در يک نما در اختيار قرار ميکيرند و در مرحله بعدی برای ارائه اين اطلاعات به ديگران (مديران بالاتر ، عموم) از اين طريق به عالی ترين شکل قابل انجام خواهد بود.